Rejestr instytucji kultury, których organizatorem jest Gmina Miasto Koszalin, prowadzony jest na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1983 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189).

Niezależnie od prowadzonego rejestru, dla każdej instytucji kultury prowadzona jest elektroniczna księga rejestrowa.

Dane zawarte w rejestrze udostępniane są przez:

1.  Otwarty dostęp do zawartości rejestru przez stronę BIP organizatora,

2.  Wydanie odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej.

Organizator prowadzący rejestr instytucji kultury wydaje urzędowo poświadczony odpis każdemu, kto zwróci się z wnioskiem o jego wydanie.

Odpis z rejestru może być pełny lub skrócony. Odpis pełny zawiera treść wszystkich wpisów dokonanych w księdze rejestrowej, natomiast odpis skrócony zawiera treść aktualnych wpisów dokonywanych w rejestrze.

Wydanie urzędowo poświadczonego odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej odbywa się na wniosek i zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1000) na podstawie załącznika do ustawy, od każdej pełnej lub zaczętej stronicy podlega opłacie skarbowej w wysokości 5 zł.

Do wniosku o wydanie poświadczonego odpisu z rejestru lub księgi rejestrowej należy dołączyć dowód wpłaty z tytułu opłaty skarbowej.

Składający wniosek może uiszczać opłatę w kasie Urzędu Miejskiego w Koszalinie lub wpłacając na konto: 07 1140 1137 0000 2444 4400 1033.

Każdy ma prawo przeglądać w godzinach urzędowych akta rejestrowe oraz księgi rejestrowe instytucji kultury, które znajdują się w Wydziale Kultury i Spraw Społecznych Urzędu Miejskiego w Koszalinie, ul. Mickiewicza 26 pok. 18 (parter), tel. 94/348-87-07 lub 94/348-87-09, fax. 94/348-87-14.