Prezydent Miasta Koszalina jest zobowiązany wydać stosowne zaświadczenia o przekształceniu, które będą dostarczane na dotychczasowe adresy użytkowników wieczystych lub na adresy poszczególnych nieruchomości oraz do Sądu Rejonowego w Koszalinie, VI Wydziału Ksiąg Wieczystych. Zaświadczenia te są wydawane z urzędu - bezpłatnie. Po dokonaniu wpisu do Księgi Wieczystej Sąd zawiadomi zainteresowane osoby na piśmie.

W przypadku konieczności uzyskania zaświadczenia wcześniej, dotychczasowy użytkownik wieczysty może wystąpić z wnioskiem do Prezydenta Miasta Koszalina. W tej sytuacji zaświadczenie zostanie wydane w ciągu 4 miesięcy od daty złożenia wniosku.  Ponadto, na wniosek właściciela lokalu uzasadniony potrzebą dokonania czynności prawnej mającej za przedmiot lokal albo właściciela gruntu uzasadniony potrzebą ustanowienia odrębnej własności lokalu – zaświadczenie zostanie wydane w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.  Wydanie zaświadczenia na wniosek wymaga uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 50 zł

Za przekształcenie należy zapłacić tzw. opłatę przekształceniową w wysokości 20 opłat rocznych, wnoszonych do roku 2039. Opłata roczna przekształceniowa jest ustalona w wysokości opłaty za użytkowanie wieczyste, jaka obowiązywała w dniu 1 stycznia 2019 r. Opłaty należy uiszczać do 31 marca każdego roku. Wyjątek stanowi opłata za 2019 r., którą należy wpłacić do 29 lutego 2020 r. Oznacza to, że w 2019 r. nie ma obowiązku uiszczenia opłaty, a w roku 2020 opłata będzie wnoszona w podwójnej wysokości. Opłaty wnosi się w kasie lub na konto Urzędu Miejskiego w Koszalinie.