Stosownie do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych – Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późniejszymi zmianami, korespondencję wpływającą do Urzędu Miejskiego przyjmuje kancelaria, po zaewidencjonowaniu przekazuje Sekretarzowi Miasta, który organizuje sprawny przepływ informacji i dokumentów w Urzędzie Miejskim. Sekretarz przegląda i przydziela korespondencję do załatwienia przez właściwe koórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy. Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw klietnów, skarg i wniosków określa rozdział XI Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Koszalinie stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 194/741/08 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 3 marca 2008 r. z późnieszymi zmianami.

W celu zapewnienia sprawnej obsługi w Urzędzie Miejskim w Koszalinie, zgodnie z § 24 Regulaminu Organizacyjnego w Urzędzie Miejskim w Koszalinie utworzone zostały: 13 Wydziałów, 3 komórki organizacyjne równorzędne Wydziałom, 7 Biur, 7 Samodzielnych stanowisk pracy, Zespół Radców Prawnych oraz Miejski Rzecznik Konsumentów.

W Urzędzie Miesjkim w Koszalinie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Załatwianie spraw następuje w oparciu o ogólne zasady prawa administracyjnego. Szczegółowe procedury załatwiania spraw w poszczególnych komórkach organizacyjnych opisane zostały na stronach  niniejszego Biuletynu  oraz w Kartach Usług.

Jak załatwić sprawę w Urzędzie

            Zgodnie z § 4 ust. 12 Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Koszalinie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 88/01 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 18 czerwca 2001 r. z późniejszymi zmianami,  przyjmowanie klientów odbywa się w niżej podanym czasie:

- poniedziałek        – 9⁰⁰ – 17⁰⁰

- wtorek - piątek    – 8⁰⁰ – 14³⁰