Sekretarz Miasta Koszalin

II. Przedmioty działalności i kompetencje – wg aktów wewnętrznych

Zadania i kompetencje Sekretarza Miasta określają §: 14, 15 i 21 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Koszalinie stanowiącego załącznik do do Zarządzenia Nr 387/1325/21 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 24 lutego 2021 r. z późn.zm. 

§ 14. 1. Prezydent  kieruje  pracą  Urzędu przy pomocy Kierownictwa Urzędu.

2. Prezydent w drodze zarządzenia może powierzyć członkom Kierownictwa Urzędu prowadzenie określonych spraw Miasta oraz nadzór nad komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi, spółkami komunalnymi oraz instytucjami kultury.

3. W czasie nieobecności Prezydenta jego obowiązki pełni wyznaczony przez niego Zastępca, który uprawniony jest również do wydawania zarządzeń będących w kompetencji Prezydenta.

4. Wyznaczenie Zastępcy, o którym mowa w ust. 3, następuje w drodze  odrębnego zarządzenia.

5. Prezydent kieruje pracą Urzędu przy pomocy trzech Zastępców Prezydenta:

1) ds. Polityki Gospodarczej,

2) ds. ds. Planowania i Cyfryzacji,

3) ds. Polityki Społecznej,

oraz Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta.

6. Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta i Skarbnik Miasta współuczestniczą w kierowaniu Urzędem w zakresie określonym w ustawach, przepisach wykonawczych, Statucie Miasta, niniejszym Regulaminie i upoważnieniach Prezydenta.

§ 15. 1. Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta i Skarbnik Miasta w ramach wyznaczonych przez Prezydenta kompetencji wykonują zadania zapewniając ich kompleksową realizację oraz nadzorują działalność Wydziałów   i   innych komórek organizacyjnych Urzędu, realizujących te zadania.

2. Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta i Skarbnik Miasta przy wykonywaniu swoich kompetencji i zadań działają w granicach określonych w drodze odrębnych zarządzeń Prezydenta oraz imiennych pełnomocnictw i upoważnień.

3. Wykonywanie zadań Miasta przez Zastępców Prezydenta w zastępstwie innego Zastępcy Prezydenta, odbywać się może tylko w drodze powierzenia zadań przez Prezydenta, odrębnym zarządzeniem lub imiennym pełnomocnictwem albo upoważnieniem.

§ 21. 1. Sekretarz Miasta wykonuje zadania w zakresie zapewnienia sprawnego działania Urzędu.

2. Do zadań Sekretarza w szczególności należy:

1) ustalanie szczegółowych zasad organizacji pracy Urzędu i realizacji polityki personalnej,

2) kształtowanie sprawnego systemu komunikacji wewnętrznej oraz zapewnienie właściwego obiegu informacji,

3) zapewnienie warunków materialno-technicznych dla działalności Urzędu,

4) administrowanie funduszem socjalnym Urzędu, którego zasady gospodarowania określa odrębne zarządzenie,

5) zapewnienie prawidłowego przebiegu obsługi prawnej w Urzędzie,

6) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,

7) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,

8) koordynowanie przestrzegania w Urzędzie zasad obowiązujących przy udzielaniu zamówień publicznych,

9) wykonywanie czynności związanych z organizacją konsultacji społecznych i spisów powszechnych,

10) organizowanie systemu kontroli wewnętrznej w Urzędzie oraz koordynacja  kontroli w miejskich jednostkach organizacyjnych,

11) koordynowanie działań związanych z prawidłową realizacją spraw obywatelskich,

12) koordynowanie działań wynikających z ustawy Prawo o ruchu  drogowym oraz ustawy o transporcie drogowym,

13) nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej.

3. Przy wykonywaniu swoich kompetencji i zadań Sekretarz Miasta działa w granicach określonych imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami udzielonymi przez Prezydenta.

4. Sekretarz Miasta sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:

1) Dyrektora Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego,

2) Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich,

3) Dyrektora Wydziału Komunikacji,

4) Dyrektora Wydziału Zarządzania Zasobami Ludzkimi,

5) Dyrektora Biura Rady Miejskiej,

6) Kierownika Biura Kontroli,

7) Kierownika Biura Zamówień Publicznych,

8) Kierownika Biura Działalności Gospodarczej.

III. Powierzenie spraw do załatwiania w imieniu Prezydenta Miasta:

1) prowadzenie spraw Miasta w zakresie zadań Sekretarza Miasta Koszalina, określonych w § 21 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Koszalinie (upoważnienie Nr OA-I.077.259.2012.AC z dnia 02 lipca 2012 r.),

2) dokonywanie czynności prawnych w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, awansowania i wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego nie pełniących funkcji kierowniczych – po uzgodnieniu z Prezydentem Miasta (Zarządzenie Nr 233/1014/12 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 02 lipca 2012 r.),

3) zatwierdzanie dokumentacji finansowo – księgowej, stanowiącej podstawę realizacji wydatków budżetowych w sprawach należących do zakresu działania Sekretarza Miasta (Zarządzenie Nr 233/1014/12 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 02 lipca 2012 r.),

4) administrowanie funduszem socjalnym Urzędu Miejskiego w Koszalinie (Zarządzenie Nr 233/1014/12 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 02 lipca 2012 r.),

5) podejmowanie decyzji o skierowaniu pracownika do odbycia służby przygotowawczej lub decyzji o zwolnieniu z niej (Zarządzenie Nr 233/1014/12 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 02 lipca 2012 r.).

IV. Upoważnienia i pełnomocnictwa:

1) do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych należących do kompetencji Prezydenta Miasta, określonych przepisami prawa (upoważnienie Nr OA-I.0052.58.2012.AC z dnia 02 lipca 2012 r.),

2) do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Prezydenta Miasta Koszalina, z wyłączeniem nawiązania i rozwiązania stosunku pracy oraz ustalenia wynagrodzenia (upoważnienie Nr OA-I.0052.59.2012.AC z dnia 02 lipca 2012 r.),

3) do wydawania zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych (upoważnienie Nr OA-I.0052.59.2012.AC z dnia 02 lipca 2012 r.),

4) do wydawania decyzji wygaszających zezwolenia na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych (upoważnienie Nr OA-I.0052.59.2012.AC z dnia 02 lipca 2012 r.),

5) do wydawania decyzji zmieniających zezwolenia na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych (upoważnienie Nr OA-I.0052.59.2012.AC z dnia 02 lipca 2012 r.),

6) do wydawania decyzji dotyczących cofnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (upoważnienie Nr OA-I.0052.59.2012.AC z dnia 02 lipca 2012 r.),

7) do podpisywania odpowiedzi na petycje wpływające do Urzędu Miejskeigo w Koszalinie (upoważnienie Nr OA-I.077.463.2015.MK z dnia 08 stycznia 2015 r.),

7) do udzielania i podopisywania w toku prowadzonych kontroli wyjaśnień organom kontroli zewnętrznej (upoważnienie Nr OA-I.077.14.2016.AN z dnia 08 stycznia 2016 r.),

8) do załatwiania spraw wynikających z art. 65 oraz z art. 66 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z  2013 r. poz. 267 z późn. zmianami), regulujących zasady przekazywania spraw do rozpatrzenia przez organ posiadający odpowiednią właściwość miejscową i rzeczową (upoważnienie Nr OA-I.077.14.2016.AN z dnia 08 stycznia 2016 r.),

9) do podpisywania zarządzeń o wszczęciu kontroli w miejskich jednostkach organizacyjnych (upoważnienie Nr OA-I.077.14.2016.AN z dnia 08 stycznia 2016 r.),

10) do podpisywania protokołów z kontroli oraz dokumentów pokontrolnych organów kontroli zewnętrznej (upoważnienie Nr OA-I.077.14.2016.AN z dnia 08 stycznia 2016 r.),

11) do podpisywania zaleceń pokontrolnych do kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w  Koszalinie oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (upoważnienie   Nr OA-I.077.14.2016.AN z dnia 08 stycznia 2016 r.),

12) do podpisywania odpowiedzi na zalecenia pokontrolne organów kontroli (upoważnienie Nr OA-I.077.14.2016.AN z dnia 08 stycznia 2016 r.),

13) do zatwierdzania oraz podpisywania w czasie nieobecności Prezydenta Miasta dokumentacji finansowo-księgowej, stanowiącej podstawę realizacji wydatków budżetowych w sprawach należących do zakresu działania Prezydenta Miasta (upoważnienie Nr OA-I.077.14.2016.AN z dnia 08 stycznia 2016 r.).

14) do zastępowania w czasie nieobecności Pełnomocnika ds. ochrony Informacji Niejawnych i Administratora Bezpieczeństwa Informacji w zakresie ochrony danych osobowych (upoważnienie OA-I-.077.298.2018.MK z dnia 20 lipca 2018 r.),

15) do wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego, określonych w rozdziale 1 działu II ustawy Prawo zamówień publicznych – w  zakresie przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 214.000 EURO dla dostaw i usług oraz których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 5.350.000 EURO dla robót budowlanych (upoważnienie Nr OA-I-2.077.6.2020..AN z dnia 13 stycznia 2020 r.)

16) do wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego, określonych w oddziale 1 rozdziału 6 działu I ustawy Prawo zamówień publicznych - w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż progi unijne (upoważnienie Nr OA-I-2.077.10.2021..AN z dnia 12 stycznia 2021 r.)

17) do zatwierdzania Zbiorczego planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych przewidzianych do przeprowadzenia w danym roku finansowym i jego kolejnych aktualizacji, o których owa w Zarządzeniu wewnętrznym Nr 168/20 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sporządzania planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych przewidzianych do przeprowadzenia w danym roku finansowy (upoważnienie Nr OA-I-1.077.31.2020.MK z dnia 22 stycznia 2021 r.)

18) do podpisywana zaświadczeń potwierdzających wpis o rejestru innych obiektów w których są świadczone usługi hotelarskie  (upoważnienie Nr OA-I-1.077.401.2022.MK z dnia 20 maja 2022 r.)